Si avvicina la fine dell’anno e, con essa, la tradizionale chiusura contabile al 31 dicembre. Per le aziende, i lavoratori autonomi e i fiduciari, questo periodo richiede un po’ di organizzazione e, soprattutto, di lungimiranza. Un punto importante da tenere a mente: è meglio aprire il nuovo esercizio contabile il più tardi possibile, idealmente quando le operazioni di chiusura dell’esercizio in corso sono già a buon punto.
Invece di aspettare gennaio per raccogliere i documenti, correggere eventuali errori e controllare la contabilità, novembre è il momento perfetto per fare un primo punto della situazione.
Per chi usa Winbiz, fare qualche controllo prima di tutto permette di risparmiare tempo prezioso, evitare dimenticanze e semplificare il lavoro di chiusura.
Ecco i nostri consigli per preparare al meglio la tua contabilità prima della fine dell’anno.
1. Controlla e aggiorna la tua contabilità
Prima di tutto, è importante assicurarsi che la contabilità sia aggiornata.
Il mese di novembre è l’occasione giusta per fare un passo indietro e verificare che tutte le operazioni degli ultimi mesi siano state registrate correttamente.
In Winbiz, prenditi in particolare il tempo di controllare i seguenti elementi:
- Sono state registrate tutte le fatture dei fornitori?
- Le fatture dei clienti sono state emesse e registrate?
- Le registrazioni bancarie sono aggiornate?
- I pagamenti ricevuti ed effettuati sono stati registrati correttamente?
- Sono state inserite eventuali registrazioni manuali?
- Le operazioni in sospeso sono state elaborate?
Una contabilità tenuta regolarmente semplifica notevolmente il lavoro di fine anno.
2. Controllare i conti clienti e fornitori
I conti clienti e fornitori meritano un’attenzione particolare prima della chiusura.
Per i crediti, ti consiglio di controllare le fatture ancora in sospeso e individuare eventuali ritardi nei pagamenti.
Per i creditori, assicurati che le fatture dei fornitori ricevute siano state correttamente registrate e che i pagamenti corrispondano agli importi dovuti.
In Winbiz, consulta gli elenchi delle fatture aperte e i piani di scadenza per:
- Individuare le fatture dei clienti non pagate.
- Contattare i clienti interessati.
- Controllare le fatture dei fornitori in attesa di pagamento.
- Controllare eventuali duplicati.
- Individuare i saldi insoliti.
Questa verifica permette anche di prevedere eventuali correzioni o rettifiche necessarie.
3. Effettuare i riconciliamenti bancari
La riconciliazione bancaria è una fase fondamentale nella preparazione alla chiusura dell’esercizio.
Ti consigliamo di non aspettare l’ultimo estratto conto di dicembre per fare i controlli.
A novembre, prenditi il tempo di confrontare i movimenti registrati in Winbiz con gli estratti conto disponibili.
Verifica in particolare:
- Che tutte le operazioni bancarie siano state registrate.
- Che i pagamenti corrispondano alle registrazioni contabili.
- Che le commissioni bancarie e gli interessi siano stati contabilizzati.
- Che eventuali differenze siano state individuate e spiegate.
- Che i saldi contabili corrispondano agli estratti conto bancari, tenendo conto delle operazioni in corso.
Un raffronto regolare permette di individuare rapidamente gli errori ed evitare di dover ricontrollare diverse mesi di operazioni a fine anno.
4. Controllare l’IVA
Anche l’IVA è un punto importante nella preparazione della chiusura contabile.
Prima della fine dell’anno, è bene verificare che i codici IVA siano stati utilizzati correttamente e che le operazioni siano state registrate nei periodi giusti.
In Winbiz, ricordati di controllare:
- I codici IVA applicati alle fatture dei clienti e dei fornitori.
- Eventuali operazioni esenti da IVA o soggette a un trattamento particolare.
- La coerenza tra i conti IVA e i rendiconti redatti.
- Eventuali scritture di rettifica.
- I periodi IVA ancora da elaborare.
Se la tua azienda redige le dichiarazioni IVA su base trimestrale o semestrale, approfitta di questo periodo per verificare che le dichiarazioni precedenti siano coerenti con la tua contabilità.
Presta particolare attenzione alle operazioni internazionali, alle prestazioni di servizi e ai casi particolari.
5. Controlla gli stipendi e gli oneri sociali
Per le aziende che usano Winbiz Salaires, novembre è anche un buon momento per effettuare un primo controllo dei dati salariali.
Verifica in particolare:
- I dati personali dei collaboratori.
- I livelli di attività e le eventuali modifiche contrattuali.
- Le variazioni salariali avvenute durante l’anno.
- Assenze, ferie e ore di straordinario.
- Indennità e rimborsi spese.
- Gli acconti e i conteggi delle assicurazioni sociali.
Ricordati anche di controllare eventuali differenze tra gli importi contabilizzati e i rendiconti delle assicurazioni sociali.
L’obiettivo è affrontare l’elaborazione dell’ultima busta paga di dicembre e le operazioni di fine anno nelle migliori condizioni possibili.
6. Preparare i documenti necessari per la chiusura
La chiusura contabile non si limita alle registrazioni effettuate nel software. Devono essere disponibili anche alcuni documenti giustificativi.
Ti consigliamo quindi di iniziare a raccogliere i documenti che serviranno alla società di fiducia o alla persona che si occupa della contabilità.
Tra i documenti da preparare:
- Gli estratti conto bancari.
- I documenti di cassa.
- Le fatture dei fornitori ancora mancanti.
- I documenti giustificativi delle spese professionali.
- I contratti di leasing e di finanziamento.
- I rendiconti IVA.
- I rendiconti delle assicurazioni sociali.
- Gli inventari e i documenti relativi alle scorte.
- I documenti giustificativi relativi alle immobilizzazioni e agli investimenti.
Una documentazione completa e ben organizzata facilita i controlli e riduce gli scambi dell’ultimo minuto.
7. Controllare le immobilizzazioni e gli investimenti
Se la tua azienda possiede immobilizzazioni, prenditi il tempo necessario per verificare gli acquisti e le eventuali cessioni avvenute durante l’anno.
Assicurati che i nuovi investimenti siano stati registrati correttamente e che i beni venduti o messi fuori servizio siano stati identificati.
In particolare, ti sarà utile preparare:
- L’elenco degli investimenti effettuati durante l’anno.
- Le relative fatture di acquisto.
- Le informazioni relative alle vendite o alle cessioni di immobilizzazioni.
- Eventuali contratti di leasing.
- Le informazioni necessarie per il calcolo degli ammortamenti.
Questi dati ti permetteranno di preparare le scritture di rettifica e gli ammortamenti di fine anno.
8. Controlla i backup e prepara la cartella di Winbiz
Infine, non bisogna trascurare la sicurezza dei dati.
Prima di procedere alla chiusura dell’esercizio, assicurati che i tuoi dati contabili siano correttamente salvati secondo la procedura prevista dal tuo ambiente Winbiz.
Approfitta anche di questo periodo per verificare:
- Che gli utenti abbiano gli accessi necessari.
- Che i dati dell’esercizio siano registrati correttamente.
- Che i documenti giustificativi siano facilmente accessibili.
- Che eventuali anomalie siano state individuate.
- Che i dati necessari possano essere trasmessi alla società di revisione.
Anche una buona organizzazione informatica contribuisce a chiudere l’anno senza stress.
Conclusione: pianifica tutto a novembre per chiudere l’anno in tutta tranquillità a dicembre
La chiusura contabile non dovrebbe essere una corsa contro il tempo a gennaio.
Dedicando qualche ora a novembre alla verifica della tua contabilità, al controllo dei conti e alla preparazione dei documenti giustificativi, semplifichi notevolmente il lavoro di fine anno.
Con Winbiz, approfitta delle funzionalità del tuo software per tenere sotto controllo la contabilità durante tutto l’anno e prepararti al meglio per questa importante scadenza.
Il nostro consiglio: non aspettare il 31 dicembre per farti le domande giuste. Una chiusura di bilancio ben fatta inizia con una buona preparazione!
Hai bisogno di assistenza per preparare la chiusura contabile con Winbiz? Il nostro team è a tua disposizione per consigliarti e aiutarti a sfruttare al meglio il tuo software.