La fin de l’année approche et, avec elle, la traditionnelle clôture comptable au 31 décembre. Pour les entreprises, les indépendants et les fiduciaires, cette période demande un peu d’organisation et surtout de l’anticipation. Un point important à retenir : il est préférable d’ouvrir le nouvel exercice comptable le plus tard possible, idéalement lorsque les opérations de clôture de l’exercice en cours sont suffisamment avancées.
Plutôt que d’attendre janvier pour rassembler les documents, corriger les éventuelles erreurs et vérifier sa comptabilité, le mois de novembre constitue le moment idéal pour faire un premier état des lieux.
Pour les utilisateurs de Winbiz, quelques vérifications réalisées en amont permettent de gagner un temps précieux, de limiter les oublis et de faciliter le travail de clôture.
Voici nos bonnes pratiques pour préparer efficacement votre dossier comptable avant la fin de l’année.
1. Vérifier et mettre à jour sa comptabilité
Avant toute chose, il est important de s’assurer que la comptabilité est à jour.
Le mois de novembre est l’occasion de prendre un peu de recul et de vérifier que toutes les opérations des derniers mois ont bien été enregistrées.
Dans Winbiz, prenez notamment le temps de contrôler les éléments suivants :
- Les factures fournisseurs ont-elles toutes été saisies ?
- Les factures clients ont-elles été établies et comptabilisées ?
- Les écritures bancaires sont-elles à jour ?
- Les paiements reçus et effectués sont-ils correctement enregistrés ?
- Les éventuelles écritures manuelles ont-elles été saisies ?
- Les opérations en attente ont-elles été traitées ?
Une comptabilité régulièrement tenue facilite considérablement les travaux de fin d’année.
2. Contrôler les comptes débiteurs et créanciers
Les comptes clients et fournisseurs méritent une attention particulière avant la clôture.
Pour les débiteurs, il est conseillé de vérifier les factures encore ouvertes et d’identifier les éventuels retards de paiement.
Pour les créanciers, assurez-vous que les factures fournisseurs reçues ont bien été enregistrées et que les paiements correspondent aux montants dus.
Dans Winbiz, consultez les listes de factures ouvertes et les échéanciers afin de :
- Identifier les factures clients impayées.
- Relancer les clients concernés.
- Vérifier les factures fournisseurs en attente de paiement.
- Contrôler les éventuels doublons.
- Identifier les soldes inhabituels.
Cette vérification permet également d’anticiper les éventuelles corrections ou régularisations nécessaires.
3. Effectuer les rapprochements bancaires
Le rapprochement bancaire est une étape essentielle de la préparation à la clôture.
Il est recommandé de ne pas attendre le dernier relevé bancaire de décembre pour effectuer les contrôles.
En novembre, prenez le temps de comparer les mouvements enregistrés dans Winbiz avec les relevés bancaires disponibles.
Vérifiez notamment :
- Que tous les mouvements bancaires ont été comptabilisés.
- Que les paiements correspondent aux écritures enregistrées.
- Que les frais bancaires et intérêts ont été comptabilisés.
- Que les éventuelles différences ont été identifiées et expliquées.
- Que les soldes comptables correspondent aux relevés bancaires, en tenant compte des opérations en cours.
Un rapprochement régulier permet de détecter rapidement les erreurs et d’éviter de devoir rechercher plusieurs mois d’opérations en fin d’année.
4. Contrôler la TVA
La TVA constitue également un point important dans la préparation de la clôture comptable.
Avant la fin de l’année, il est judicieux de vérifier que les codes TVA sont correctement utilisés et que les opérations ont été comptabilisées dans les bonnes périodes.
Dans Winbiz, pensez à contrôler :
- Les codes TVA appliqués aux factures clients et fournisseurs.
- Les éventuelles opérations sans TVA ou avec un traitement particulier.
- La cohérence entre les comptes de TVA et les décomptes établis.
- Les éventuelles écritures de correction.
- Les périodes TVA qui restent à traiter.
Si votre entreprise établit ses décomptes TVA de manière trimestrielle ou semestrielle, profitez de cette période pour vérifier que les décomptes précédents sont cohérents avec votre comptabilité.
Une attention particulière doit être portée aux opérations internationales, aux prestations de services et aux cas particuliers.
5. Vérifier les salaires et les charges sociales
Pour les entreprises qui utilisent Winbiz Salaires, novembre est également un bon moment pour effectuer un premier contrôle des données salariales.
Vérifiez notamment :
- Les données personnelles des collaborateurs.
- Les taux d’activité et les éventuelles modifications contractuelles.
- Les changements de salaires intervenus durant l’année.
- Les absences, vacances et heures supplémentaires.
- Les indemnités et remboursements de frais.
- Les acomptes et décomptes des assurances sociales.
Pensez également à vérifier les éventuelles différences entre les montants comptabilisés et les décomptes des assurances sociales.
L’objectif est d’aborder le traitement du dernier salaire de décembre et les travaux annuels dans de bonnes conditions.
6. Préparer les documents nécessaires à la clôture
La clôture comptable ne se limite pas aux écritures enregistrées dans le logiciel. Certains documents justificatifs doivent également être disponibles.
Il est donc conseillé de commencer à rassembler les pièces qui seront nécessaires à la fiduciaire ou à la personne responsable de la comptabilité.
Parmi les documents à préparer :
- Les relevés bancaires.
- Les justificatifs de caisse.
- Les factures fournisseurs encore manquantes.
- Les justificatifs des frais professionnels.
- Les contrats de leasing et de financement.
- Les décomptes TVA.
- Les décomptes des assurances sociales.
- Les inventaires et documents relatifs aux stocks.
- Les justificatifs concernant les immobilisations et les investissements.
Une documentation complète et bien classée facilite les contrôles et limite les échanges de dernière minute.
7. Contrôler les immobilisations et les investissements
Si votre entreprise possède des immobilisations, prenez le temps de vérifier les acquisitions et les éventuelles sorties intervenues durant l’année.
Assurez-vous que les nouveaux investissements ont été correctement enregistrés et que les biens vendus ou mis hors service ont été identifiés.
Il sera notamment utile de préparer :
- La liste des investissements réalisés durant l’année.
- Les factures d’achat correspondantes.
- Les informations relatives aux ventes ou sorties d’immobilisations.
- Les éventuels contrats de leasing.
- Les informations nécessaires au calcul des amortissements.
Ces éléments permettront de préparer les écritures de régularisation et les amortissements de fin d’année.
8. Vérifier les sauvegardes et préparer son dossier Winbiz
Enfin, il ne faut pas négliger la sécurité des données.
Avant les travaux de clôture, assurez-vous que vos données comptables sont correctement sauvegardées selon la procédure correspondant à votre environnement Winbiz.
Profitez également de cette période pour vérifier :
- Que les utilisateurs disposent des accès nécessaires.
- Que les données de l’exercice sont correctement enregistrées.
- Que les documents justificatifs sont facilement accessibles.
- Que les éventuelles anomalies ont été identifiées.
- Que les données nécessaires pourront être transmises à la fiduciaire.
Une bonne organisation informatique contribue elle aussi à une clôture sans stress.
Conclusion : anticiper en novembre pour clôturer sereinement en décembre
La clôture comptable ne devrait pas être une course contre la montre au mois de janvier.
En consacrant quelques heures au mois de novembre à la vérification de votre comptabilité, au contrôle des comptes et à la préparation des justificatifs, vous facilitez considérablement les travaux de fin d’année.
Avec Winbiz, profitez des fonctionnalités de votre logiciel pour suivre votre comptabilité tout au long de l’année et préparer efficacement cette échéance importante.
Notre conseil : n’attendez pas le 31 décembre pour vous poser les bonnes questions. Une clôture réussie commence par une bonne préparation !
Besoin d’un accompagnement pour préparer votre clôture comptable avec Winbiz ? Notre équipe est à votre disposition pour vous conseiller et vous aider à tirer le meilleur parti de votre logiciel.