Das Jahresende rückt näher und mit ihm der traditionelle Jahresabschluss zum 31. Dezember. Für Unternehmen, Selbstständige und Steuerberater erfordert diese Zeit ein gewisses Maß an Organisation und vor allem vorausschauendes Handeln. Ein wichtiger Punkt, den Sie beachten sollten: Es ist ratsam, das neue Geschäftsjahr so spät wie möglich zu eröffnen, idealerweise dann, wenn die Abschlussarbeiten für das laufende Geschäftsjahr bereits weit fortgeschritten sind.
Anstatt bis Januar zu warten, um die Unterlagen zusammenzustellen, eventuelle Fehler zu korrigieren und Ihre Buchhaltung zu überprüfen, ist der November der ideale Zeitpunkt, um eine erste Bestandsaufnahme vorzunehmen.
Für Winbiz-Anwender lassen sich durch einige im Vorfeld durchgeführte Überprüfungen wertvolle Zeit sparen, Versäumnisse vermeiden und die Abschlussarbeiten vereinfachen.
Hier finden Sie unsere bewährten Vorgehensweisen, um Ihre Buchhaltungsunterlagen vor Jahresende effizient vorzubereiten.
1. Ihre Buchhaltung überprüfen und aktualisieren
Zunächst einmal ist es wichtig, sicherzustellen, dass die Buchhaltung auf dem neuesten Stand ist.
Der November bietet die Gelegenheit, etwas Abstand zu gewinnen und zu überprüfen, ob alle Vorgänge der letzten Monate ordnungsgemäß erfasst wurden.
Nehmen Sie sich in Winbiz insbesondere die Zeit, die folgenden Punkte zu überprüfen:
- Wurden alle Lieferantenrechnungen erfasst?
- Wurden die Kundenrechnungen ausgestellt und verbucht?
- Sind die Bankbuchungen auf dem neuesten Stand?
- Sind die eingegangenen und geleisteten Zahlungen korrekt erfasst?
- Wurden eventuelle manuelle Buchungen erfasst?
- Wurden die noch ausstehenden Vorgänge bearbeitet?
Eine regelmäßig geführte Buchhaltung erleichtert die Arbeiten zum Jahresende erheblich.
2. Überprüfung der Debitoren- und Kreditorenkonten
Die Debitoren- und Kreditorenkonten verdienen vor dem Jahresabschluss besondere Aufmerksamkeit.
Bei den Forderungen empfiehlt es sich, noch offene Rechnungen zu überprüfen und eventuelle Zahlungsverzögerungen zu ermitteln.
Bei den Kreditoren sollten Sie sicherstellen, dass die eingegangenen Lieferantenrechnungen ordnungsgemäß verbucht wurden und die Zahlungen mit den fälligen Beträgen übereinstimmen.
Rufen Sie in Winbiz die Listen der offenen Rechnungen und die Zahlungspläne auf, um:
- Die ausstehenden Kundenrechnungen ermitteln.
- Die betroffenen Kunden mahnen.
- Die noch ausstehenden Lieferantenrechnungen prüfen.
- Auf mögliche Doppelbuchungen prüfen.
- Ungewöhnliche Salden identifizieren.
Diese Überprüfung ermöglicht es zudem, eventuelle Korrekturen oder Anpassungen vorwegzunehmen.
3. Durchführung der Bankkontenabstimmung
Der Bankkontenabgleich ist ein wesentlicher Schritt bei der Vorbereitung des Jahresabschlusses.
Es wird empfohlen, mit den Überprüfungen nicht bis zum letzten Kontoauszug im Dezember zu warten.
Nehmen Sie sich im November die Zeit, die in Winbiz erfassten Buchungen mit den verfügbaren Kontoauszügen abzugleichen.
Überprüfen Sie insbesondere:
- Dass alle Bankbewegungen verbucht wurden.
- Dass die Zahlungen mit den verbuchten Buchungen übereinstimmen.
- Dass die Bankgebühren und Zinsen verbucht wurden.
- Dass etwaige Differenzen ermittelt und erläutert wurden.
- Dass die Buchsaldi unter Berücksichtigung der noch nicht abgeschlossenen Vorgänge mit den Kontoauszügen übereinstimmen.
Durch einen regelmäßigen Abgleich lassen sich Fehler schnell erkennen, und es wird vermieden, dass am Jahresende mehrere Monate an Transaktionen durchgesehen werden müssen.
4. Überprüfung der Umsatzsteuer
Die Mehrwertsteuer ist ebenfalls ein wichtiger Punkt bei der Vorbereitung des Jahresabschlusses.
Vor Jahresende ist es ratsam zu überprüfen, ob die Umsatzsteuercodes korrekt verwendet wurden und ob die Vorgänge in den richtigen Perioden verbucht wurden.
Denken Sie in Winbiz daran, Folgendes zu überprüfen:
- Die auf Kunden- und Lieferantenrechnungen angewandten Umsatzsteuercodes.
- Etwaige Transaktionen ohne Mehrwertsteuer oder mit besonderer Behandlung.
- Die Übereinstimmung zwischen den Umsatzsteuerkonten und den erstellten Abrechnungen.
- Etwaige Korrekturbuchungen.
- Die noch zu bearbeitenden Umsatzsteuerperioden.
Falls Ihr Unternehmen seine Umsatzsteuererklärungen vierteljährlich oder halbjährlich erstellt, nutzen Sie diesen Zeitraum, um zu überprüfen, ob die bisherigen Erklärungen mit Ihrer Buchhaltung übereinstimmen.
Besondere Aufmerksamkeit sollte dabei internationalen Geschäften, Dienstleistungen und Sonderfällen gewidmet werden.
5. Überprüfung der Löhne und Sozialabgaben
Für Unternehmen, die Winbiz Salaires nutzen, ist der November zudem ein guter Zeitpunkt, um eine erste Überprüfung der Lohndaten durchzuführen.
Überprüfen Sie insbesondere:
- Die personenbezogenen Daten der Mitarbeiter.
- Die Beschäftigungsquoten und etwaige vertragliche Änderungen.
- Im Laufe des Jahres erfolgte Gehaltsänderungen.
- Abwesenheiten, Urlaub und Überstunden.
- Entschädigungen und Kostenerstattungen.
- Vorauszahlungen und Abrechnungen der Sozialversicherungen.
Bitte denken Sie auch daran, eventuelle Abweichungen zwischen den verbuchten Beträgen und den Abrechnungen der Sozialversicherungen zu überprüfen.
Ziel ist es, die Abrechnung des letzten Dezembergehalts und die Jahresarbeiten unter optimalen Bedingungen in Angriff zu nehmen.
6. Die für den Jahresabschluss erforderlichen Unterlagen vorbereiten
Der Jahresabschluss beschränkt sich nicht nur auf die in der Software erfassten Buchungen. Es müssen auch bestimmte Belege vorliegen.
Es ist daher ratsam, bereits jetzt damit zu beginnen, die Unterlagen zusammenzustellen, die die Steuerberatungskanzlei oder die für die Buchhaltung zuständige Person benötigen wird.
Zu den vorzubereitenden Unterlagen gehören:
- Die Kontoauszüge.
- Kassenbelege.
- Noch fehlende Lieferantenrechnungen.
- Belege für Werbungskosten.
- Leasing- und Finanzierungsverträge.
- Die Umsatzsteuerabrechnungen.
- Die Abrechnungen der Sozialversicherungen.
- Inventarlisten und Unterlagen zum Lagerbestand.
- Belege zu Anlagevermögen und Investitionen.
Eine vollständige und gut geordnete Dokumentation erleichtert die Kontrollen und reduziert den Austausch in letzter Minute.
7. Überprüfung der Anlagevermögen und Investitionen
Falls Ihr Unternehmen über Anlagevermögen verfügt, nehmen Sie sich die Zeit, die im Laufe des Jahres getätigten Anschaffungen und etwaigen Abgänge zu überprüfen.
Stellen Sie sicher, dass die neuen Investitionen ordnungsgemäß verbucht wurden und dass verkaufte oder außer Betrieb genommene Vermögenswerte erfasst wurden.
Insbesondere ist es sinnvoll, Folgendes vorzubereiten:
- Die Liste der im Laufe des Jahres getätigten Investitionen.
- Die entsprechenden Einkaufsrechnungen.
- Angaben zu Verkäufen oder Abgängen von Anlagevermögen.
- Etwaige Leasingverträge.
- Die für die Berechnung der Abschreibungen erforderlichen Informationen.
Anhand dieser Angaben lassen sich die Abgrenzungsbuchungen und die Abschreibungen zum Jahresende vorbereiten.
8. Überprüfen Sie die Datensicherungen und bereiten Sie Ihren Winbiz-Ordner vor
Schließlich darf die Datensicherheit nicht vernachlässigt werden.
Stellen Sie vor den Abschlussarbeiten sicher, dass Ihre Buchhaltungsdaten gemäß dem für Ihre Winbiz-Umgebung geltenden Verfahren ordnungsgemäß gesichert sind.
Nutzen Sie diese Zeit auch, um Folgendes zu überprüfen:
- Dass die Benutzer über die erforderlichen Zugriffsrechte verfügen.
- Dass die Daten des Geschäftsjahres korrekt erfasst werden.
- Dass die Belege leicht zugänglich sind.
- Dass etwaige Unregelmäßigkeiten identifiziert wurden.
- Dass die erforderlichen Daten an die Treuhandgesellschaft übermittelt werden können.
Auch eine gute IT-Organisation trägt zu einem stressfreien Jahresabschluss bei.
Fazit: Im November vorausschauend planen, um im Dezember einen entspannten Jahresabschluss zu gewährleisten
Der Jahresabschluss sollte im Januar kein Wettlauf gegen die Zeit sein.
Indem Sie im November einige Stunden für die Überprüfung Ihrer Buchhaltung, die Kontrolle der Konten und die Vorbereitung der Belege aufwenden, erleichtern Sie die Arbeiten zum Jahresende erheblich.
Nutzen Sie mit Winbiz die Funktionen Ihrer Software, um Ihre Buchhaltung das ganze Jahr über im Blick zu behalten und sich effizient auf diesen wichtigen Termin vorzubereiten.
Unser Tipp: Warten Sie nicht bis zum 31. Dezember, um sich die richtigen Fragen zu stellen. Ein erfolgreicher Jahresabschluss beginnt mit einer guten Vorbereitung!
Benötigen Sie Unterstützung bei der Vorbereitung Ihres Jahresabschlusses mit Winbiz? Unser Team steht Ihnen gerne zur Verfügung, um Sie zu beraten und Ihnen dabei zu helfen, das Beste aus Ihrer Software herauszuholen.