Winbiz

Introduction

La fin d’année approche à grand pas et avec elle une série d’opérations comptables en rapport avec le bouclement de votre exercice ainsi qu’une multitude de formulaires administratifs, liés aux salaires, à envoyer.

Afin de préparer au mieux cette période, vous trouverez ici toutes les informations nécessaires pour que vous commenciez l’année 2020 de la meilleure manière possible.

Réconciliation des comptes

Comptes de liquidités

Comptes caisse, banque, poste, etc… avec les relevés des établissements bancaires.

Compte(s) collectif(s) débiteurs
Créance envers des tiers avec l’échéancier disponible dans le module vente.
Compte(s) collectif(s) créanciers
Dettes résultant d’achats, charges du personnel, assurances sociales, etc…
Comptes TVA
Le décompte TVA avec ses différentes rubriques.

Création du nouvel exercice

Bouclement provisoire

Pour créer un nouvel exercice, il faut d’abord clôturer l’exercice précédent. cette opération effectuera un pré-bouclement de votre dossier comptable courant et ouvrira automatiquement l’exercice suivant avec vos soldes initiaux actuels.

Ecriture post-bouclement​

Ecriture

Vous avez la possibilité de paramétrer Winbiz pour qu’il crée des écritures comptables automatiquement dans le nouvel exercice lors du bouclement. Par exemple, il est possible d’automatiser le virement du bénéfice de l’exercice précédent dans le compte approprié.

C'est l'heure du premier contrôle !​

Vous avez effectué des modifications comptables sur l’année précédente. De ce fait, lorsque vous travaillez sur le nouvel exercice, certaines données ne correspondent plus à la réalité. Comme vous le verrez dans les articles ci-dessous, la plupart des incohérences proviennent de votre gestion commerciale.

Gestion numérique de vos factures

Numérotation: mode d'emploi !

En début de chaque année, nous conseillons toujours à nos clients de modifier la numérotation de leurs factures. Avoir des documents qui commencent par 2020 ou 20 peut vous être très utile.

Numérotation incorrecte ?

Si la nouvelle numérotation des documents commerciaux ne se met pas en place correctement dans le nouvel exercice, il est bien sûr possible de corriger cela selon cette manipulation.

Vérifications des soldes initiaux

Création des soldes initiaux

Les soldes initiaux sont des documents comme des factures débiteurs pas encore encaissées et des factures créanciers pas encore payées à la date du bouclement. Toutes ces factures seront ainsi transférées dans les soldes initiaux des modules ventes et achats.

Paiements créanciers hors-exercices

Ecriture

Vous avez effectué une série de paiements créanciers à la fin-décembre qui n’ont été débités qu’au début janvier par votre établissement financier ? Afin de faire correspondre votre comptabilité à votre compte bancaire, il faut supprimer ces paiements, reboucler votre exercice en prenant les factures créancières et les repasser et confirmer dans le nouvel exercice.

Et si nous parlions salaires ?

A la fin de l’année civile, il est impératif que toutes les corrections soient faites sur décembre. Winbiz génère les récapitulatifs et documents destinés aux différents organismes officiels.

Versement du 13ème salaire

Versement du salaire

Le versement du 13ème salaire s’effectue sur une période supplémentaire de l’exercice en cours. Les confirmations de paiements ont, elles, lieu sur le nouvel exercice. Comment faire ?

Confirmations des paiements de salaire

Confirmation sur l'exercice suivant

Vous payez les salaires chaque 5 du mois. Le salaire de décembre sera donc versé aux salariés début janvier.

Certificats de salaire

Concernant le point “Observations”

Du taux d’activité de l’employé au montant de la participation à certaines assurances, il se peut que plusieurs rubriques de salaire y soient cumulées.

Montants du certificat incorrects

Dans la majorité des cas, le problème vient d’un paramètre erroné dans des rubriques utilisées pour les calculs de salaire, dans lesquelles il manque l’information liée au certificat de salaire.

Attestation du canton de Genève

Le canton de Genève demande que le certificat de salaire serve également d’attestation-quittance pour les retenues de l’impôt à la source de vos employés.

Transmission Swissdec

La dernière étape liée aux certificats de salaire est leur transmission par voie électronique via Swissdecau service des contributions.

Décomptes d'assurances sociales

Aperçu du décompte AVS

Il se peut que vous ayez différentes caisses d’assurances sociales affiliées à vos collaborateurs, en fonction de leur activité dans votre entreprise.

Transmission Swissdec

Transmission automatique PIV

Il se peut que vous ayez différentes caisses d’assurances sociales affiliées à vos collaborateurs, en fonction de leur activité dans votre entreprise.

Valider la transmission Swissdec

Il se peut que vous ayez différentes caisses d’assurances sociales affiliées à vos collaborateurs, en fonction de leur activité dans votre entreprise.

Quelle est l'impact du bouclement ?

Le bouclement a un impact certain sur vos données. Vous trouverez ci-dessous comment vos différentes données sont traitées et transmis sur la nouvelle année.

Ventes

Les factures ouvertes sont reportées sur l’exercice suivant et sont disponible sous soldes initiaux.

Achats

Les factures ouvertes sont reportées sur l’exercice suivant et sont disponible sous soldes initiaux.

Stock

Pas de changements sauf pour les articles désactivées.

Adresses

Pas de changements sauf pour les adresses désactivées.

Salaires

Seuls les salariés actifs sont repris. Il est nécessaire d’actualiser les tables IS, IJM, etc…

Projets

Pas de changement sauf pour les projets archivés.

Les notes de crédit débiteurs sont transférées dans les soldes initiaux créanciers et ceux-ci peuvent être utilisés par compensation dans l’année suivante.

Les notes de crédit créanciers sont transférées dans les soldes initiaux débiteurs et ceux-ci peuvent être utilisés par compensation dans l’année suivante.