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Comment boucler son année en toute sérénité

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La fin d’année approche à grands pas et avec elle une série d’opérations comptables en rapport avec le bouclement de votre exercice ainsi qu’une multitude de formulaires administratifs, liés aux salaires, à envoyer. 

Afin de vous préparer au mieux à cette période, voici une check-list de 12 points à contrôler dans le but que vous commenciez l’année 2019 de la meilleure manière possible.

Bouclement comptable – Les grandes étapes

Avant de commencer les travaux de bouclement à proprement parler, nous vous conseillons de contrôler que tous vos documents commerciaux soient comptabilisés

1. Création du nouvel exercice

Pour créer un nouvel exercice, il faut d’abord clôturer l’exercice précédent. Cette opération effectuera un pré-bouclement de votre dossier comptable courant et ouvrira automatiquement l’exercice suivant avec vos soldes actuels.

Pas de panique, cette opération n’est pas définitive. Winbiz vous permet de réaliser plusieurs bouclements de votre exercice comptable. Il n’est donc pas nécessaire d’avoir achevé complètement l’année en cours pour commencer à travailler sur la nouvelle période.

Voici la procédure qui vous guidera pas à pas pour cette opération : Comment ouvrir ma nouvelle année comptable pour la première fois ?

2. Écritures post-bouclement

Vous avez la possibilité de paramétrer Winbiz pour qu’il crée des écritures comptables automatiquement dans le nouvel exercice lors du bouclement. Par exemple : automatiser le virement du bénéfice de l’exercice précédent dans le compte de bénéfices reporté. 

Dans le cas où vous devriez effectuer une correction impactant votre bénéfice de l’exercice précédent, vous n’aurez alors plus à vous soucier de modifier des écritures manuellement. La modification se fera de manière automatique.

L’article suivant vous permettra de mettre en place cet automatisme: Quelle écriture dois-je créer après le bouclement ?

3. Points à contrôler après l’ouverture d’un exercice

Vous avez effectué des modifications comptables sur l’année précédente. De ce fait, lorsque vous travaillez sur le nouvel exercice, certaines données ne correspondent plus à la réalité. Comme vous le verrez dans les articles ci-dessous, la plupart des incohérences entre les soldes aux 31 décembre et au 1er janvier peuvent être réglées en effectuant un nouveau bouclement de l’année précédente : 

Que faire lorsque les soldes initiaux de mes comptes sont incorrects dans le nouvel exercice ?

Que faire lorsque les soldes de l’exercice précédent sont incorrects lorsque j’imprime un bilan avec comparaison avec l’exercice précédent ?

 

Gestion commerciale

4. Numérotation de vos factures

En début de chaque année, nous conseillons toujours à nos clients de modifier la numérotation de leurs factures. Avoir des documents qui commencent par 2019 ou 19 peut vous être utile dans plusieurs situations : 

  • Vous ne risquez pas d’avoir plusieurs documents avec le même numéro
  • Vous voyez en un coup d’œil de quel exercice date un solde initial

Les articles suivants vous expliqueront comment mettre en place une nouvelle numérotation de vos factures ainsi que la marche à suivre si la nouvelle numérotation ne se met pas en place correctement dans le nouvel exercice : 

Comment numéroter mes factures sur la nouvelle année ?

Pour quelle raison la numérotation de mes factures débiteurs est-elle incorrecte dans le nouvel exercice ?

5. Contrôle des soldes initiaux

Les soldes initiaux sont des documents dont le montant n’a pas été encaissé ou payé au moment du bouclement. Par exemple les factures que vous avez éditées la veille de votre bouclement ne seront pas payées et donc transférées sur votre nouvel exercice.

Cependant entre le moment où vous bouclez votre exercice pour la première fois et le 31 décembre, il est possible que plusieurs clients s’acquittent de leurs créances.

Afin d’éviter les erreurs en supprimant manuellement des soldes initiaux, il existe une option à cocher lors du bouclement qui va supprimer automatiquement ces créances et qui vous fera gagner du temps précieux. 

Que faire lorsque mes factures débiteurs réglées sur l’exercice précédent apparaissent toujours dans les postes ouverts du nouvel exercice ?

6. Confirmation des paiements créanciers hors exercice

Vous avez envoyé une série de paiements créanciers fin décembre qui n’ont été débités que début janvier par votre institut financier. Winbiz ne vous autorise pas à confirmer des paiements à des dates hors exercice et donc vous ne pouvez pas les passer en comptabilité générale.

Afin de faire correspondre votre comptabilité et votre compte bancaire, il faut que vous supprimiez ces paiements et que vous les repassiez directement sur le nouvel exercice. La démarche complète vous est expliquée dans cet article: 

Comment faire pour confirmer un paiement créancier sur le nouvel exercice s’il a été passé sur l’exercice précédent ?

Gestion salariale – Ce qu’il faut savoir sur les certificats et les décomptes

7. Calcul et versement du 13ème salaire

La fin de l’année rime souvent avec le versement du 13ème salaire et des gratifications ou primes de vos employés. Afin que vous puissiez passer des fêtes sans la pression d’une erreur dans vos calculs, vous trouverez dans cet article un petit récapitulatif des 2 méthodes qui sont proposées par Winbiz.

Avec la première, vous créez une période supplémentaire dans laquelle vous pourrez calculer un salaire complémentaire ; la seconde vous décrit comment calculer chaque mois la part du 13ème salaire pour verser un montant net en fin d’année.

Comment calculer le 13e salaire ?

8. Confirmation des paiements de salaire hors exercice

Vous payez les salaires chaque 5 du mois. Le salaire de décembre sera donc versé aux salariés début janvier. Or, tout comme pour les paiements créanciers, vous ne pourrez pas comptabiliser le versement des salaires à une date ultérieure à celle qui correspond à la fin de votre exercice comptable.

Les documents liés aux salaires n’étant pas transférés d’une année à l’autre, il faudra passer par une écriture manuelle en comptabilité générale de votre compte d’attente à votre compte de liquidité.

Pour plus d’aide à ce sujet vous pouvez vous référez à cet article:

Comment faire lorsqu’un salaire de décembre doit être confirmé sur l’exercice suivant ?

9. Certificats de salaire

Le certificat de salaire est l’un des documents le plus important traitant des salaires tant pour votre employé, qui s’en servira pour sa déclaration d’impôts, que pour vous qui devez le transmettre, par voie électronique ou papier, au service des contributions de votre canton.

Dans le point 15 « Observations », vous devez renseigner des informations propres à votre entreprise ou secteur d’activité. Du taux d’activité de l’employé au montant de la participation à certaines assurances, il se peut que plusieurs rubriques de salaire y soient cumulées. La vérification de l’exactitude des données est alors plus compliquée.

Suivant les directives Swissdec en cours, il n’est pas possible de séparer automatiquement les différents montants se trouvant dans ce point.

Cet article vous explique néanmoins comment vous pouvez le faire manuellement.Les montants du point 15 se cumulent, comment puis-je les détailler ?

Avant de transmettre les certificats de salaire à vos employés, pensez à vérifier l’exactitude des données et des montants. Il se peut que vos salaires se calculent correctement tout au long de l’année mais, qu’au moment du report des informations sur le certificat de salaire, les montants soient incorrects.

Dans la majorité des cas, le problème vient d’un paramètre erroné dans des rubriques utilisées pour les calculs de salaire, dans lesquelles il manque l’information liée au certificat de salaire.

Cet article vous guidera pas à pas dans la résolution de ce type d’erreur : 

Pourquoi les montants de mon certificat de salaire ne sont pas corrects ?

Le canton de Genève demande que le certificat de salaire serve également d’attestation-quittance pour les retenues de l’impôt à la source de vos employés. Ce paramétrage est à effectuer manuellement sur chacun de vos salariés soumis à cet impôt à Genève, en ajoutant le texte nécessaire dans le point des observations du certificat de salaire.

Comment imprimer les attestations-quittances de mes salariés pour le canton de Genève ?

La dernière étape liée aux certificats de salaire est leur transmission par voie électronique via Swissdecau service des contributions.

Lorsque vous avez vérifié l’exactitude des montants de vos certificats de salaires, la transmission se fait en 3 clics. Un système de répartition interne se chargera d’envoyer automatiquement les certificats dans les différentes administrations cantonales en fonction des informations renseignées dans les profils de vos salariés.

Comment envoyer mes certificats de salaires automatiquement par Swissdec ?

Attention : selon la Liste des destinataires Swissdec du 5 octobre 2018, le canton de Genève n’est pas compatible avec la réception électronique des certificats de salaire. L’impression papier et l’envoi par courrier postal du certificat est donc toujours nécessaire.

10. Décomptes d’assurances sociales

Il se peut que vous ayez différentes caisses d’assurances sociales affiliées à vos collaborateurs, en fonction de leur activité dans votre entreprise. Dans le logiciel Winbiz, vous trouverez alors un décompte par caisse : par exemple, si vous êtes affiliés à 3 caisses AVS, le fichier contiendra au minimum 3 pages différentes. Pensez donc à cliquer sur le bouton suivant si vous remarquez qu’il manque un ou plusieurs de vos collaborateurs sur la première page.

D’autres erreurs fréquentes à ce sujet sont documentées dans cet article :

Lorsque je fais l’aperçu du décompte AVS, pourquoi certains salariés n’apparaissent pas ?

11. Transmission Swissdec

La norme Swissdec 4, en vigueur depuis 5 ans, facilite grandement le travail du département des ressources humaines en période de fin d’année. Plus besoin de remplir manuellement les décomptes d’assurances sociales ou d’impôts à la source, les documents statistiques et les certificats de salaire ni de les envoyer par courrier, Winbiz se charge de le faire pour vous.

Les articles suivants vous expliqueront en détail comment effectuer et valider les transmissions auprès des différents organismes.

Comment utiliser la transmission automatique PIV ?

Comment valider la transmission des décomptes via Swissdec?

A savoir que toutes les caisses ne sont pas encore compatibles avec la norme Swissdec. Tous les détails sont disponibles sur la Liste des destinataires Swissdec (État au 5.10.18).

12. Pour aller plus loin 

Encore des questions ? Pour en savoir plus sur les tâches de fin d’année et comment les réaliser facilement avec Winbiz, nous vous proposons de consulter les sections Bouclement et Swissdec de notre page FAQ.